Porada „jako za trest“? Jde to i jinak!

Porada je nutným nástrojem řízení a koordinace týmu. Je to užitečné setkání, ve kterém si členové týmu vymění informace a mohou efektivněji pracovat na základě korektních dat. Ale mnoho zaměstnanců, dokonce mnoho vedoucích porady nesnáší a berou je jako zbytečně promarněný čas.

 

Spory na poradě? Zbytečné!

 

Základní věcí je to, že porada má mít jasný smysl, oficiální účel, kterým je vzájemná koordinace a usnadnění plnění úkolů a produkce. Porada není místem, kde se dokazuje osobní důležitost a převaha vedoucího, není to nástroj prohlubování pocitu viny u členů týmu, kteří udělali nějakou chybu a ani by neměla být prostředkem pro řešení sporů či problémů. Taková porada potrvá mnohem déle a její účastníci budou nejpíše znudění či podráždění.

 

Dejte tomu pravidla

 

Poradu řídí vedoucí pracovník a měla by mít jasná pravidla. Jasný časový rozsah, jasný začátek a konec. Tím se předejde situacím, že někdo z účastníků porady už měl být jinde u urgentní záležitosti či úkolu a neklidně telefonuje či píše smsky a znervózňuje tím ostatní účastníky porady a rozptyluje jejich pozornost.

 

„Máme problém“…

 

Dalším osvědčeným pravidlem je nenosit na poradu problémy. Aby se uplatnili, cítí účastníci porady nutnost vyjádřit se ke každému přednesenému problému, i když o něm ví jen málo nebo vůbec nic. Problémy se řeší mimo poradu a na poradě se účastníci informují pouze o tom, že problém vznikl a vyřešil se nebo se řeší tak a tak. Vedoucí by měl své lidi vést k tomu, aby přicházeli s návrhy řešení namísto pouhého oznámení „máme problém“. Pokud už někdo problém zmíní, měl by vedoucí okamžitě položit otázku: „A co navrhujete?“ nebo „Jaký máte plán, jak zvládnout tento problém?“ a dovést svého kolegu ke konstruktivnímu uvažování .

 

Porada by měla být „nakopnutí“ do práce

 

Disciplinární opatření také na poradu nepatří, to by si měl vedoucí pracovník nechat na později a vyřešit situaci pouze s dotyčným kolegou či kolegyní. Na poradě by měly zaznít zejména úspěchy – splněné kvóty a cíle, zvládnuté problémy, informace o zlepšení fungování týmu atd. Vedoucí by tím měl směrovat pozornost účastníků porady na úspěchy, na pozitivní věci, které mají lidé tendenci přehlížet a brát je jako samozřejmost. Naopak se lidé vyžívají v dramatizování a zveličování problémů, které jsou v každém týmu samozřejmě také „k dispozici“. Má-li porada tým nakopnout do další produkce a motivovat, musí její účastníci odcházet v lepší náladě, než se kterou na poradu přicházeli.

 

Tip: Většinu porady, 90 % času věnujte pozitivním informacím a nechte účastníky prezentovat zejména úspěchy a to, co se podařilo jim a jejich kolegům. Pozorujte, zda jsou porady otevřenější, zda je na nich lepší atmosféra a kolegové jsou více konstruktivní.