Organizace malé firmy – zbytečný luxus?

Občas zaslechnu na manažerských seminářích, které přednáším, názory majitelů menších firem, že je zajímá spíše výběr lidí, než organizace práce, protože „jsme zatím příliš malí, než abychom organizovali“.

Rozumím tomu, protože vybrat dnes schopný a produktivní personál, který má zájem pomáhat zaměstnavateli, není jednoduché. Ale možná, že jedním z důvodů fluktuace je právě nízká úroveň organizovanosti a proto firma stále hledá nějaké nové zaměstnance.

Firma je jako organizmus, malá či velká, stále jsou tam funkce, které je třeba vykonávat a zajišťovat. Malá firma musí fakturovat stejně jako velká. Malá firma musí získávat zakázky stejně jako velká. Malá i velká firma musí mít účetní, recepční, uklízečku a někoho, kdo se postará o počítače nebo techniku. A malá stejně jako velká firma musí mít někoho, kdo realizuje zakázky. Stejně jako počet orgánů v těle, které vykonávají určité funkce, stejně tak se neliší počet specifických pracovních pozic ve velké a malé firmě. Jediný rozdíl je v objemu práce, které musí lidé na pracovní pozici odvést. V malé firmě se vystaví 6 faktur týdně, ve velké jich fakturační oddělení vystaví stovky nebo tisíce.

Logicky z toho vyplývá to, že fakturantka v malé firmě bude kromě fakturace zastávat i další funkce, protože vystavení 6 faktur je práce na hodinu. Bude tedy vést účetnictví, možná přepojovat telefonáty a uvádět návštěvy, bude objednávat tonery do tiskáren a ještě se starat o sklad propagačních materiálů a také po ní budete chtít, aby se postarala o poštu a přípravu výstav.

A jsme u kořene problému s organizací – jen velmi málo malých firem totiž svým zaměstnancům přesně definuje, co po nich chtějí – jaké funkce, jaké pracovní pozice mají zajišťovat. Nastanou dvě možnosti  – buď máte skvělého člověka, pro kterého není problém se zorientovat v tom, co je třeba udělat a do čeho se evidentně nikdo další nehrne, a udělá to sám ve správném pořadí a dobře.

Nebo – a to je ta horší situace – začne ten člověk vytvářet zmatky a efektivita jeho práce je velice malá. Firma pak hledá další lidi, kteří ale cítí, že jsou málo vytížení a začnou problémy vytvářet, aby je pak mohli řešit, tvářit se zaměstnaně a ospravedlnit tak nárok na svůj plat.

Skvělý, samostatný zaměstnanec, který je volný na trhu práce, je spíše onou výjimkou z pravidla. Tento typ lidí spíše podniká, takže pokud hledáte zaměstnance, nepotřebujete hvězdy se schopností organizovat vaši firmu, to udělejte sami. Pak můžete hledat lidi o třídu méně schopné, kteří ale udělají kus práce na definované pracovní pozici za menší mzdové náklady.

Pavel Ranc

Konzultant Business Success