Kde nejsou daná pravidla, daří se chaosu

Tam, kde chybí předem daná jasná pravidla a dohody, jsou nutné příkazy a neustálý dohled šéfa. Organizace, kde chybí pravidla i dohled, nefungují vůbec.

Potřeba zavádět do života firmy pravidla a organizovanost je logickým důsledkem expanze a je úplně přirozená. V některých případech tato organizační dolaďování iniciuje sám vedoucí pracovník, jindy je k němu dotlačen neustálým opětovným zvládáním koordinace práce svých podřízených, kteří vyžadují jeho stanovisko či příkaz. Logika této souvislosti je jednoduchá.

Firmy s několika zaměstnanci, na které šéf osobně vidí a dokáže si jejich práci jednoduše zkontrolovat, mohou zcela dobře fungovat jen na základě jeho příkazů a rozhodnutí. Ovšem pokud se firma rozrůstá, počet zaměstnanců se zvyšuje a objem produkce stoupá. Na vedení a kontrolu podřízených je daleko méně času. Díky tomu se zpravidla neřeší již jen provozní koordinace, nýbrž i chyby a neefektivita.

Analýza zmapuje situaci

Pokud bychom analyzovali činnosti, které firma musí zajistit, aby fungovala, zjistili bychom, že se jich většina opakuje v pravidelných periodách a že je provádějí stále ti stejní lidé.

Tyto činnosti jsou vykonávány určitým zaběhnutým způsobem, který funguje. A protože tento způsob vykonávání činnosti dává standardní (žádané) výsledky, je nutné zajistit, že nebude změněn jakýmkoli faktorem.

Je otázkou, zda by úplně všechno, co se ve firmě děje, mělo být písemně či jinak zachyceno, popsáno a prosazováno. Ale v každé firmě najdeme činnosti, u nichž je lidská tvořivost velmi nežádoucí. Není těžké si představit, jak by reagovali klienti firmy, která by vystavovala své faktury pokaždé jiným způsobem. Nebo co by si mysleli zaměstnanci, když by v jednom měsíci dostali výplatu k prvnímu v hotovosti, v dalším k desátému na účet a ve třetím vůbec.

Základem je struktura firmy

Technologie firmy, tedy ověřené fungující postupy a pravidla, kterými se firma řídí při svém fungování, by měla být v co největší míře popsána. Měla by být k dispozici zaměstnancům, kteří ji používají nebo by ji mohli potřebovat. Vhodnou formou, jak zaměstnancům tuto technologii zprostředkovat a předat, jsou právě popisy práce. V nejomezenější formě se ve firmách vyskytují jako položkový seznam činností, které má dotyčný člověk na starosti. Takto jednoduše je to vytvořeno v některých firmách hlavně proto, že s jejich růstem neexistovala neměnná struktura, kde by byly jasně definované jednotlivé funkce.

Z toho zcela jasně vyplývá, že jasně definovaná přehledná struktura firmy založená na postech, na funkcích, a nikoli na lidech, je základem k vytvoření kvalitních popisů práce postů. Ve firmě jsou nejdříve vytvořeny ve struktuře posty jako fakturantka, účetní, prodejce, vedoucí dílny, údržbář, recepční. Teprve potom jsou na tyto posty dosazeni konkrétní lidé. Jediný rozdíl mezi malou a velkou firmou je v tom, že malá firma bude mít 10 postů vykonávaných jedním člověkem a ve velké bude třeba 5 fakturantek. Tomu bude odpovídat i míra produkce na jednotlivých postech; v malé firmě dotyčný zaměstnanec vystaví 2 faktury a jde zvládat práci na jiný post a ve velké se vystavují faktury nepřetržitě a fakturantka nedělá nic jiného než tuto práci. Obě firmy ale mají společnou jednu věc – neměnné popisy práce jednotlivých postů.

V čem popisy práce pomohou

Jak má vypadat správný popis práce postu? Vyjděme z toho, k čemu by měl sloužit.

Chceme po zaměstnanci, aby sám dokázal práci na daném postu podle popisu práce nastudovat a zvládnout prakticky?

Měl by být ve svém pracovním prostředí co nejrychleji zorientovaný, jistý si sám sebou, jistý si povinnostmi a zodpovědností svou i svých spolupracujících kolegů?

Potřebujeme, aby co nejméně vyžadoval stanovisko a pomoc svého nadřízeného?

Je žádané, aby dělal svou práci snadno, bez zbytečných překážek a v co největší míře?

V těchto požadavcích se asi většina firem shodne. Nikoho netěší spolupráce s kolegou, který pracuje pomalu, s chybami a neustále vyžaduje pomoc. Zvlášť pokud to trvá  již týdny nebo měsíce a stav se nelepší.

Co by měl popis práce obsahovat

Práce podle správně sepsaného popisu vypadá jako jízda autem podle navigace. Té také nestačí krátké sdělení, že má jet kamsi na Moravu. Nejdřív musíte přesně zadat adresu a potom vás pohodlně vede k cíli.

Popis práce postu proto musí obsahovat přesně a jasně definovaný výsledek práce. Dále by tam určitě měly být nejen činnosti, ale i veškeré směrnice a pracovní postupy a úspěšné akce, které se k uvedeným činnostem vztahují.

A zcela jistě by popis práce postu měl obsahovat i účel firmy a účel práce postu. Co jiného by měla firma zajistit pro svého zaměstnance, ať již na post přechází v rámci firmy nebo je to úplně nově najatý člověk, než aby mu jeho práce dávala smysl, aby rozuměl podstatě toho, proč má tyto činnosti dělat. Pokud člověk nechápe účel firmy a své práce a do určité míry se s tím neztotožní, je otázka jeho motivace ze strany firmy a vedoucího pracovníka velmi obtížná. Zpravidla to pak končí hrou s prémiemi a bonusy, což je nejméně trvalý způsob motivace. Nejpozději do půl roku přichází nová žádost o přídavek, podpořená remcáním a nespokojeností dotyčného člověka. A to žádný šéf neřeší rád.

Správně sepsané popisy práce postů jsou neuvěřitelně šikovným nástrojem a pomůckou. Jejich používání se projeví zpravidla velmi brzy v efektivitě práce lidí ve firmě, v celkové atmosféře mezi lidmi. Najednou odpadá řešení mnoha nedorozumění a problémů. Zaškolování nových zaměstnanců je jednodušší a efektivnější. A to je něco, čemu stojí za to věnovat energii.