Jak může zavedený systém pomoci ve firmě, když přijde krize?

Člověk dokáže zvládat obrovské množství činností jen tehdy, když nemusí dělat neobvyklá nebo úplně nová rozhodnutí při každém úkonu. Firmy, které mají sepsané a zavedené standardy produkce, mají rozhodně konkurenční výhodu. A také mají jistotu, že v době, kdy může celou firmu zaměstnat nečekaný problém, nezkolabuje její management. Ten totiž ve firmě bez standardů musí řídit, rozhodovat, radit, koučovat, kontrolovat, motivovat, řešit problémy, shánět lidi, koordinovat externí partnery a desítky dalších činností nutných k zajištění běžného chodu týmu. Plus navíc, nečekaně, řešit důsledky neobvyklých situací ve státě nebo na trhu.

Všichni vědí, co mají dělat

Firma bude fungovat efektivně, pokud budou rozhodnutí, která se mají udělat, dopředu známá. A to je to, co standardy řeší. Zaměstnanci i jejich vedoucí se chovají při vykonávání své práce standardně a dělají obvyklá, předvídatelná rozhodnutí, se kterými jejich kolegové počítají a očekávají je. Následná koordinace nutná pro týmovou produkci je relativně snadná.

Dobrým příkladem mohou být profese, kdy jde doslova o život. Na chirurgickém sále je vše připravené standardně, jsou tam jen pomůcky, nástroje a přístroje, které jsou zapotřebí, a vše je na svém místě. A také typické situace během zákroků mají svůj předem dohodnutý scénář řešení a budou zvládány krok za krokem v daném pořadí, se kterým počítá celý tým.

V běžné firmě, kde neleží na operačním stole pacient, sice nejde možná o život, ale rozhodně jde o hodně. Jde o důvěru zákazníků a zaměstnanců, jde o náklady a ziskovost firmy, jde o motivaci zaměstnanců a adaptační rychlost u nováčků. A rovněž jde o přetížení a únavu vedoucích, kteří mají v tomto stavu řídit a motivovat své lidi.

Z hlavy na papír 

Firma, která úspěšně funguje 5 a více roků, standardy a úspěšné zkušenosti má, jen jsou v hlavách jejích pracovníků a nejsou tak obecně k dispozici. A přitom to není žádná složitá věc, procesy doorganizovat a standardy sepsat a prosadit do běžného života firmy.