Interní komunikace versus systém ve firmě (magazín Výběr)

V interní komunikaci platí jedna zásada hodna zlata: „Co není na papíře, není pravda“. Tímto samozřejmě nechci říct, aby si lidé namísto pozdravu napsali „ahoj, jak se máš“ na papír, ani v naší skupině to tak není. Naopak, i my chceme, aby se lidé mezi sebou pobavili i jako přátelé a je to úplně v pořádku. Vtip je však v tom, že čas na tento typ komunikace získají používáním formulářů se všemi potřebnými informacemi, ke kterým se dá zaujmout stanovisko o mnoho rychleji. Současně se zavedením písemné komunikace doporučuji zavést takzvanou komunikační centrálu – místo zpravidla na recepci, kde má každý post ve firmě svoji schránku. V těchto schránkách si mezi sebou navzájem odevzdáváme dokumenty bez toho, abychom se navzájem neustále vyrušovali v kancelářích, což rapidně snižuje míru vzájemného vyrušování se a náhodného pohybu lidí ve firmě. Posílání dokumentů maily je vyšší a samozřejmě vítaná forma tohoto principu. Tam je komunikační centrála na výměnu dat a samotný server, kde si komunikaci vybírám a přes který ji do okolí následně vysílám. Ve firmách s vnitrofiremní počítačovou sítí potom zpravidla funguje kombinace komunikační centrály na recepci a mailové komunikace, protože ne vše má smysl posílat elektronicky.

Zavést přesné formuláře na výměnu informací spolu s komunikační centrálou jsou však jen jednou stranou mince efektivního fungování skupiny. Druhou stranou je definování vnitřních produktů (přesných výstupů práce) a jejich následných toků mezi všemi posty ve skupině. Každý post musí mít jasně definovaný svůj produkt, pracovník na postu mu musí plně rozumět a musí vědět, kterému dalšímu postu ho a v jaké formě dále odevzdává na další zpracování. Každý člověk na postu musí se železnou jistotou zároveň ovládat i to, jaké produkty od kterých postů potřebuje dostávat ke své práci a ty následně v jasně definované formě vyžadovat.

Tyto dvě poslední věty stojí za to si skutečně zdemonstrovat, protože v sobě skrývají velkou pravdu o tom, co je to fungující organizace. Zkuste ve své skupině vzít kteréhokoliv pracovníka a položte mu otázky: „Jaký je přesný produkt tvé práce a komu ho a v jaké formě odevzdáš?“ a „Od kterých postů v tvém okolí a v jaké formě potřebuješ dostávat jejich produkty, aby mohl svoji práci vykonávat?“. Nejednou dostanete odpověď, že on potřebuje komunikovat podle potřeby s kýmkoliv, což je jasný signál, že ten člověk je v organizačním zmatku a svojí nesprávně směrovanou rovná se nadbytečnou komunikací zamořuje a brzdí celé svoje okolí. Někdy k tomu používá tlačítko „Odeslat všem“, kde jedním kliknutím myši dokáže poslat komunikaci desítkám lidí, výsledkem čehož jsou velká množství nesprávně směrovaných mailů, kterými se musí pracovníci prohryzat, dokud se dostanou k jádru svojí práce.

Doporučuji dostat organizaci skupiny do stavu, aby na dvě výše uvedené otázky dokázali všichni její členové odpovědět v kteroukoliv denní i noční hodinu bez jakéhokoliv zaváhání. Jinak si můžete být jisti, že vaše skupina se začne nenápadně proměňovat na atletický oddíl, kde po čase každý běhá za každým, každý píše každému, protože právě teď je třeba toto vyřešit. A pokud hledaného kolegu konečně vypátrá u dalšího kolegy v kanceláři, kde je vyruší z jejich také operativního dialogu, dostane odpověď, že ať jde za někým jiným, protože on s tím nemá nic společného.

Závěr je tedy jasný. Nepřesným definováním postů, neznalostí produktů a jejich toků v okolí své pozice, nezavedením komunikační centrály a nepoužíváním standardní formy komunikace mezi jednotlivými posty či úseky vzniká nadbytečné množství práce a rozptylování pozornosti, které lidem denně odčerpává mnoho životní energie a nekonečné hodiny času. A toto určitě není účelem podnikání ani fungování jakékoliv skupiny nebo organizace.

Ing. Rastislav Zachar
výkonný ředitel
Business Success, spol. s r.o.