Jak organizovat alias tajemství dobré organizace díky KOMUNIKAČNÍ DIVIZI (Lobby – 1/2008)

Lidem obvykle jen při problémech dochází, že komunikace je alfou a omegou dobré organizace. Je to o následujících věcech: dát správnou informaci kolegovi. Vědět, že já jsem ten, kdo ji pro něj má. Vědět, že teď ji bude potřebovat, a dát ji samostatně, bez vyzvání. Nemuset zmatkovat, otravovat ani vyčkávat. Vědět, co je moje práce, co k ní potřebuji, kdy je hotová, kam a komu ji odevzdávám. Science fiction?

Klíčem k úspěchu je nedělat kompromisy s kvalitou personálu. Říká se, že až 80 % organizačních směrnic je napsaných kvůli lidem, kteří (bráno přísně) by ve firmě vůbec neměli být. Pak bude slušná menšina obětí byrokracie.

Pokud potřebujete slušné pracovníky na klíč, doporučujeme získat potřebné znalosti na seminářích naší sesterské firmy Performia, která nabízí nejen potřebné semináře, ale i systém pro efektivnější a lepší výběr lidí.

Velmi častá pohroma pro vedoucí pracovníky jsou lidé, kteří pracují bez zájmu, práci berou jako nutné zlo a prakticky nikde nejsou v zaměstnání šťastní. Jádro týmu se však MUSÍ skládat z lidí, kteří našli v práci zalíbení a umí být velmi výkonní. Pokud se tento stav nepovažuje u personalistů za standard, tak vedení a majitele čeká nevděčná práce plná zklamání. Dát nevhodného člověka na post se někdy dočasně jeví jako řešení, ale ve skutečnosti se něco takového vždy vymstí. A vůbec nejvážnější katastrofa je dát vybírat personál někomu, kdo je mudrlant a neví, že má hledat těžkotonážní pracanty.

Aby bylo možné vybudovat samostatně fungující organizaci, vedení musí odevzdat pracovníkům standardní a jednoznačné postupy, které řeší většinu běžných postupů ve firmě.

Když to tak není, pak pracovníci neustále vymýšlejí kolečko nebo si práci zlehčují na úkor efektivity. Je velké množství metod na dosáhnutí správného fungování firmy (jeden z důvodů komputerizace spočívá právě v tom, že program nepustí pracovníka do nestandardních postupů). Při našich seminářích a konzultacích se zaměřujeme na následující hlavní nástroje organizace:

a) Organizační tabule, která zadefinuje VŠECHNY myslitelné posty a činnosti, včetně konečných výsledků/ produktů oddělení a divizí; a také definuje kompetencea hierarchii.

b) Klobouky (popis pracovních pozic), které nejdříve ve stručné formě jasně definují postupy a povinnosti pracovníků, očekávané výsledky, způsob měření produkce jednotlivců a také organizační směrnice. Klobouky se časem doplňují, aby mohli pracovníci samostatně konat. Stará známá moudrost říká, že dirigovat lidi je třeba zejména tehdy, když nejsou používány standardní postupy.

c) Formuláře, počítačové řešení a podobně.

 Kromě běžně uznávaných věcí, jako je recepce, ústředna a podobně, patří k této oblasti i následující nástroje:

Komunikační systém firmy, který zvyšuje efektivitu práce nejen organizace jako celku, ale zároveň i nutí jednotlivce k vyšší výkonnosti.

Příjem pošty, faxů a distribuce pracovníkům; a naopak – zasílání vnějšímu světu.

Výše uvedené věci jsou předmětem seminářů, konzultací a nabízíme k tomu i počítačové řešení.

 Kdybyste byli manažerem v NHL a kupovali byste hráče, věděli byste o něm všechno: kolik dal gólů, na kolik přihrál, kolik trestných minut odseděl, kolik gólů mužstvo dostalo, když byl na ledě, kolik gólů dalo a možná i kolik minut odehrál…

Je neuvěřitelné, že v běžné firmě nikdo takovéto věci neměří! Přitom tady je to možná ještě důležitější. V našem systému umíme definovat úplně přesně, které grafy je třeba měřit, co znamenají pro vývoj firmy a jaké opatření je třeba přijmout. Umíme zadefinovat i osobní statistiky jednotlivců. V hokeji se opravdu nedá skrývat za nikoho, a přece měří. Ve firmě se někteří ulívají celý život a nikoho nenapadne odhalit to zavedením měření produkce. Tomuto tématu se věnuje celá řada seminářů, kurzů a konzultací.

Ještě víc by šéf žasl, kdyby věděl, kolik příkazů bylo ve firmě vydaných, které byly splněné pozdě, jen částečně anebo vůbec. Na vyřešení této zhoubné choroby existuje také opatření. Stačí jen malá míra organizovanosti, aby toto

skončilo. Zeptejte se nás!

Můžeme s určitostí říct, že firma, která nemá výše uvedené organizační opatření, se stane pastí na šéfa, případně na majitele. Bez správného přístupu je šéf jako morče v kole. Utíká, jak může, a přece se nikam nedostane…

Business Success existuje proto, abyste se každým krokem dostali o pořádný kus dopředu. Ale budete potřebovat Komunikační divizi.

Pavol Timko

zakladatel Business Success